Как это работает: от папки со сканами до реестра договоров

Пять шагов от папки со сканами до реестра

Цикл устроен так, что система делает механическую работу, а человек принимает решения только там, где без него нельзя.

Шаг 1. Загрузка: бросайте документы как есть

Готовить файлы заранее не нужно — ни переименовывать, ни сортировать по папкам.

• Сканы и фотографии договоров, цифровые PDF, файлы Excel с реестром платежей.
• ZIP-контейнеры из Диадок, СБИС и Такском целиком: система распаковывает их сама, включая вложенные папки и русские имена файлов.
• Порядок загрузки не важен. Если допсоглашение пришло раньше договора, оно дождётся договора и встанет к нему, когда тот появится.
• Один и тот же акт, пришедший и прямым файлом от подрядчика, и печатной формой из ЭДО, не задваивает исполнение: дубликат распознаётся и отсекается.

Шаг 2. Распознавание: что система вытаскивает из документа

Система различает договор, допсоглашение, акт КС-2, справку КС-3, УПД, счёт-фактуру и платёжный документ, а из текста забирает номер, дату, стороны с ИНН, суммы и ставку НДС.

Отдельно про НДС. Ставка берётся по самому документу, а не «по умолчанию 20%»: поддерживаются в том числе 5% и 7%. Это важнее, чем кажется — у одного договора разные допсоглашения могут идти по разным ставкам, и ручной свод в Excel расходится с бухгалтерией чаще всего именно здесь. Если ставка в документе не читается, система скажет об этом прямо, а не подставит правдоподобную цифру.

У каждого извлечённого реквизита есть оценка уверенности. Поля, которые стоит посмотреть глазами, подсвечиваются: не нужно перечитывать весь документ, достаточно проверить два-три спорных значения.

Шаг 3. Проверка связей человеком: порог 70%

Самое дорогое в учёте первички — не распознавание, а связи. Акт должен встать именно к тому договору и тому допсоглашению, к которым относится. «Реестор» ищет связь по номеру, дате, сумме и сторонам и считает уверенность совпадения.

• Уверенность выше порога — связь предлагается как готовая и видна в карточке договора.
• Уверенность ниже 70% — система не связывает молча. Документ попадает в список на подтверждение, и рядом написано, что именно не сошлось: номер похож, но сумма другая; стороны те же, но период выходит за срок договора.
• Есть отдельный экран документов, которые распознаны, но в реестр не попали, — по каждому указана причина. Ни один файл не теряется в тишине.

Это и есть защита от ложных связей. Неверно привязанный акт на 5 млн рублей искажает исполнение сразу по двум договорам, а находят такую ошибку обычно на сверке с подрядчиком — через три месяца.

Шаг 4. Контролируемая запись: почему это главное отличие

Любая программа, которая «умно» правит данные сама, однажды тихо испортит цифру, на которую вы опирались в разговоре с заказчиком. В «Реесторе» запись в базу устроена иначе: изменения не применяются напрямую.

• Система формирует черновик: вот что изменится, было столько — станет столько.
• Изменение ставится в очередь записи и применяется только после подтверждения одноразовым кодом.
• Каждая операция пишется в журнал: кто, когда, какой документ, какие поля.
• Любую операцию можно откатить целиком и вернуть состояние, которое было до неё.

На практике это выглядит так. Подрядчик переподписал допсоглашение, сумма выросла на 1,2 млн рублей. Система не перезаписывает контрактацию сама: она показывает, что цифра по договору изменится, ждёт подтверждения, а после применения оставляет в журнале запись с автором и временем. Если выяснится, что прислали не ту редакцию, операция откатывается и реестр возвращается к прежним значениям.

Вторая защита — изолированная база данных на каждую компанию. Это не общая таблица с фильтром по клиенту: ваши договоры лежат отдельно от чужих.

Шаг 5. Реестр, деньги и выгрузки

Когда документы встали на места, по каждому договору видно четыре цифры: законтрактовано с учётом всех допсоглашений, исполнено по КС-3 и УПД, оплачено по кассе и остаток. Исполнение и оплата считаются отдельно и не смешиваются — это разные вопросы к подрядчику.

Каждая сумма раскрывается до документа-первоисточника: видно, из какого акта или платёжки она взялась. Рядом работает реестр банковских гарантий с контролем сроков — истекающая гарантия видна заранее, а не в день окончания. Любой реестр выгружается в Excel: для совета директоров, для бухгалтерии или для сверки с подрядчиком.

С чего начать внедрение

Интеграции, выделенный сервер и обучение отдела не нужны. Реалистичный план на первую неделю:

• День 1. Открываем пробный доступ на 14 дней, создаём проект, загружаем документы по одному действующему договору: сам договор, все допсоглашения, акты и КС-3, платёжки.
• День 2. Смотрим, что система собрала: сверяем законтрактовано и исполнено с вашим Excel. Расхождения ищем по подсветке — обычно это ставка НДС в одном из допсоглашений или задвоенный акт.
• Дни 3–4. Разбираем список на подтверждение и документы без связей. Здесь становится понятно, какой объём ручной проверки нужен на вашем массиве документов.
• День 5. Догружаем остальные договоры проекта и ЭДО-архив за последний квартал, выгружаем реестр в Excel и сравниваем с отчётом ПТО.

Сразу скажем, чего в системе нет, чтобы не было лишних ожиданий: сметных расчётов и ГЭСН/ФЕР, календарно-сетевых графиков, мобильного приложения, стройконтроля с фотофиксацией, BIM, готовой интеграции с 1С и электронной подписи документов. «Реестор» закрывает участок между документом и деньгами, а не всю стройку.