Учёт актов КС-2 и справок КС-3: программа вместо Excel

КС-2 и КС-3: разница в одном абзаце

КС-2 — акт о приёмке выполненных работ. В нём построчно: что сделано, в каком объёме, по какой расценке. КС-2 подтверждает факт работ и служит основанием для приёмки. За один период таких актов может быть несколько — по разделам, участкам, субподрядчикам.

КС-3 — справка о стоимости выполненных работ и затрат. Это денежный итог периода: сумма принятых КС-2 плюс прочие затраты, если они предусмотрены договором. Справка заполняется нарастающим итогом — с начала работ, с начала года и отдельно за отчётный период. Именно на основании КС-3 выставляют счёт-фактуру или УПД и платят.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100. С 2013 года их применение не обязательно: формы первичных документов стороны определяют договором. На практике в строительстве КС-2 и КС-3 остались стандартом, и договор чаще всего прямо на них ссылается.

Почему в «исполнено» идёт КС-3, а не КС-2

Самая частая ошибка ручного реестра в Excel — сложить и акты, и справку. Пример: за июль подрядчик сдал три КС-2 на 4 100 000, 2 900 000 и 1 400 000 ₽ и одну КС-3 на 8 400 000 ₽. Если занести все четыре документа как исполнение, получится 16 800 000 ₽ — ровно вдвое больше, чем сделано. Дальше эта цифра уходит в отчёт собственнику и в сверку с подрядчиком, и спор идёт уже о репутации, а не об арифметике.

Вторая ловушка — нарастающий итог. Справка за август содержит в себе июль. Сложили две справки — исполнение задвоилось ещё раз.

Поэтому исполнение в Реесторе считается по КС-3 и УПД, а КС-2 хранится как расшифровка: акты видны внутри периода, по ним понятно, из чего собралась сумма, но в «исполнено» они не прибавляются. Если сумма справки расходится с суммой приложенных к ней актов или период пересекается с уже учтённым, документ не уходит в реестр автоматически — он встаёт в список на подтверждение с указанием причины расхождения.

Акт без договора — просто файл

Сумма по акту сама по себе ничего не говорит. Смысл появляется, когда акт встал под договор и под нужное допсоглашение.

Без привязки к ДС законтрактованная сумма осталась бы 42 000 000 ₽, и система «увидела» бы превышение договора там, где его нет. Обратная ситуация опаснее: работы сдаются за пределами договорной суммы, а никто этого не замечает, потому что ДС подписано, но в реестр не попало.

Отдельная история — НДС. С 2025 года подрядчик на упрощёнке может работать со ставкой 5% или 7%, и в рамках одного договора разные допсоглашения могут идти по разным ставкам. Реестор берёт ставку из самого документа, а не подставляет 20% по умолчанию. На сумме 3 150 000 ₽ это разница между НДС 150 000 ₽ по ставке 5% и 525 000 ₽ по ставке 20% — 375 000 ₽ ошибки в одном акте.

Привязка работает в любом порядке загрузки: можно сначала залить архив актов, а договоры добавить потом — связи достроятся, когда появится вторая половина пары.

Дубли и неверные суммы: что проверяется

Один и тот же акт почти всегда существует в двух видах: подписанный скан из почты и печатная форма из ЭДО. Реестор распознаёт, что это один документ, и не задваивает исполнение.

Как устроен контроль:

• порог уверенности 70%: ниже — связь не создаётся, документ уходит человеку на подтверждение;
• каждое изменение данных проходит через очередь записи с подтверждением по одноразовому коду и может быть откачено;
• всё фиксируется в журнале: кто, когда и что изменил;
• есть отдельный список документов, которые распознаны, но в реестр не попали, — и по каждому написана причина.

Типичные причины, по которым акт остаётся в этом списке: не найден договор с такими сторонами, сумма не сходится с приложенными КС-2, не указана ставка НДС, период пересекается с уже закрытым, в ЭДО-архиве лежит черновик без подписи. Это не сбой — это тот самый список, который ПТО обычно держит в голове и в переписке.

Реестр актов выполненных работ: что видно в таблице

По каждому акту: номер и дата, договор и допсоглашение, стороны и ИНН, период, сумма с НДС и без, ставка НДС, связанные КС-2, счёт-фактура или УПД, оплата. По договору — законтрактовано, исполнено, оплачено, остаток. Любой реестр выгружается в Excel: для сверки с подрядчиком, для бухгалтерии, для отчёта собственнику.

Рядом живёт реестр банковских гарантий с контролем сроков — гарантия, про которую вспомнили за три дня до истечения, обычно стоит дороже подписки.

У каждой компании отдельная база данных, а не общая таблица с фильтром по клиенту.

Как начать и сколько стоит

Порядок простой: выгрузить архив из Диадока, СБИС или Такскома и загрузить вместе с договорами. Распаковывать ZIP вручную не нужно. Первый результат по одному проекту обычно виден в тот же день.

Документ разбора — это один распознаваемый файл: справка КС-3 с тремя актами КС-2 внутри — это четыре документа. Если лимита не хватило, есть пакеты: 100 документов — 2 900 ₽, 500 — 12 900 ₽, 2 000 — 44 900 ₽. Пробный период — 14 дней бесплатно.

Чего Реестор не делает

Честный список, чтобы не тратить ваше время:

• не считает сметы и не работает с ГЭСН и ФЕР;
• не строит календарно-сетевые графики;
• нет мобильного приложения;
• нет стройконтроля с фотофиксацией и BIM;
• нет интеграции с 1С «из коробки»;
• не подписывает документы электронной подписью;
• онлайн-оплаты подписки пока нет — доступ активирует администратор.

Реестор занимается одним: договоры, первичка и деньги по ним в одном месте и без двойного счёта.