Учёт субподрядчиков и контроль актов субподряда для генподрядчика

Две стороны учёта: заказчик сверху, субподряд снизу

Объект на 480 млн ₽: один договор генподряда с заказчиком и 14 договоров субподряда — монолит, кровля, фасад, слаботочка, благоустройство. У каждого от двух до шести допсоглашений, свои сроки и своя ставка НДС. Вопрос у руководителя всегда один и тот же: сколько заказчик принял за месяц и сколько из этого уже закрыто субподрядом.

Обычно ответ собирается вручную — сводом в Excel, который ведёт ПТО и который к середине месяца расходится с бухгалтерией. «Реестор» ведёт договоры обеих сторон в одном реестре и считает по каждому одинаково:

Договоры генподряда и субподряда лежат в одной базе и выгружаются в Excel одним реестром — по объекту, по контрагенту или за период.

Учёт субподрядчиков: как документы попадают в реестр

Субподрядчик присылает акт как получится: скан по почте, цифровой PDF, печатная форма из Диадока, ZIP-контейнер из СБИС или Такскома. «Реестор» принимает всё это и распаковывает архивы сам, включая вложенные папки и русские имена файлов.

Дальше система определяет тип каждого документа и вытаскивает из его текста номер, дату, стороны, суммы и ставку НДС. Распознаются:

• договор и допсоглашение;
• акт о приёмке выполненных работ КС-2;
• справка о стоимости работ КС-3;
• УПД и счёт-фактура;
• платёжный документ.

Отдельно есть экран документов, которые распознаны, но в реестр не попали, — с причиной по каждому. Акт субподрядчика не исчезает молча: он лежит в этом списке с пометкой, что именно помешало его провести.

Контроль актов субподряда: связи и дубликаты

Акт связывается с договором и допсоглашением по номеру, дате, сумме и сторонам. Если уверенность ниже 70%, система не связывает молча, а выносит документ на подтверждение человеку. Это защита от ложных связей: акт одного субподрядчика не прилипнет к похожему договору другого только потому, что номера рядом.

Порядок загрузки не важен. Допсоглашение, загруженное раньше самого договора, найдёт его позже и подтянет сумму в контрактацию.

Дубликаты ловятся. Классический случай генподряда: акт пришёл прямым файлом от прораба и вторым заходом печатной формой из ЭДО, уже с другим именем файла. Исполнение по договору от этого не задваивается, и субподрядчик не получает оплату дважды за один объём.

Принято заказчиком — закрыто субподрядом

Октябрь: КС-3 заказчику подписана на 42,8 млн ₽. Субподрядные КС-3 и УПД за тот же месяц — 31,2 млн ₽, собственные работы — 6,1 млн ₽. Разница 5,5 млн ₽ видна сразу, и дальше это конкретный вопрос к ПТО: наценка генподряда или объёмы, которые заказчик принял, а субподряд ещё не закрыл актом.

Касса и исполнение при этом не смешиваются. Исполнение — это КС-3 и УПД, оплата — платёжки. Поэтому «субподрядчику перечислено 23,56 млн ₽, а закрыто актами 24,8 млн ₽» — это два разных числа, и оба видны в карточке договора.

НДС считается по ставке самого документа, включая 5% и 7%. Для генподряда это норма: монолит на общей системе с 20%, отделка на упрощёнке с 5%, допсоглашение этого года — со своей ставкой. Разные ДС одного договора могут идти по разным ставкам. Система не подставляет 20% по умолчанию: если ставка не распознана, она скажет об этом прямо, а не посчитает «примерно».

Авансы, гарантийные удержания, банковские гарантии

Банковские гарантии ведутся отдельным реестром с контролем сроков. Сделано это ровно потому, что про гарантию субподрядчика по кровле обычно вспоминают в день, когда она уже закончилась.

Про удержания скажем честно: отдельного поля «гарантийное удержание 5%» в системе пока нет. Процент вы держите в условиях договора, а «Реестор» показывает фактическую разницу. По той же кровле: исполнено 24,8 млн ₽, оплачено 23,56 млн ₽, разница 1,24 млн ₽ — это и есть удержанные 5%, и они видны в карточке договора и в выгрузке в Excel.

С авансами логика та же. Выданный аванс попадает в кассу как оплата, которая ещё не закрыта исполнением, и остаётся на виду, пока субподрядчик его не отработает актами.

Кто и что поменял: очередь записи и журнал

Любое изменение данных проходит через очередь записи и подтверждается одноразовым кодом. Любую операцию можно откатить. Всё фиксируется в журнале: автор, время, что было и что стало.

В генподряде это не формальность. Когда субподрядчик спорит о сумме акта, а в реестре стоит другая цифра, нужен не разговор «кто-то поправил», а запись: такой-то сотрудник изменил сумму такого-то числа, прежнее значение такое. Та же история при смене сметчика или начальника ПТО — история правок остаётся в системе, а не уходит вместе с человеком.

Ещё одно: у каждой компании отдельная база данных, а не общая таблица с фильтром по клиенту. Договоры вашего генподряда не соседствуют с чужими.

Тарифы и чего в системе нет

Генподрядчику с одним активным объектом обычно хватает «Старта», при 10–15 объектах нужен «Бизнес». Пробный период — 14 дней бесплатно. Если документов больше, чем включено в тариф, докупаются пакеты разбора: 100 документов — 2 900 ₽, 500 — 12 900 ₽, 2 000 — 44 900 ₽.

Чтобы не было лишних ожиданий, перечислим прямо, чего в «Реесторе» нет: сметных расчётов и баз ГЭСН/ФЕР, календарно-сетевых графиков, стройконтроля с фотофиксацией, BIM, мобильного приложения, электронной подписи документов и интеграции с 1С «из коробки». Это система учёта договоров и первички, а не замена сметной программе и графику работ.