Учёт договоров подряда и контроль исполнения у застройщика

Почему свод по подрядчикам расходится с бухгалтерией

Свод обычно живёт в одной большой таблице, которую ведёт один человек в ПТО или в финансовом отделе. Расхождение возникает не потому, что он плохо считает, а по четырём типовым причинам:

• Допсоглашение не доехало до таблицы. Цену изменили ДС от 12 марта, в своде осталась сумма из первоначального договора. Законтрактовано посчитано по старой цене — расхождение на всю разницу, и видно это только на сверке в конце квартала.
• Один акт учтён дважды. Подрядчик прислал КС-2 файлом на почту, а через неделю тот же акт пришёл печатной формой из ЭДО. В своде два исполнения на один и тот же объём работ.
• НДС проставлен «как обычно». В таблице стоит 20%, потому что так было всегда, а подрядчик работает на ставке 5%. По одному договору ошибка небольшая, по сорока — заметная.
• Исполнение и оплаты ведут разные люди. ПТО закрывает объёмы, бухгалтерия проводит платежи, свод собирается из двух выгрузок с разницей в неделю. На любой дате отчёта цифры не совпадают.

Чем больше подрядчиков, тем дороже каждая сверка. При двадцати договорах с допсоглашениями ручная проверка свода — это два-три дня работы специалиста, и она устаревает к моменту, когда закончена.

Что система считает по каждому договору подряда

Реестор не просит вводить суммы руками. Все четыре показателя он собирает из самих документов, которые вы в него загрузили.

НДС считается по ставке самого документа, а не по общей настройке. Поддерживаются 20%, 7%, 5% и «без НДС». Важный для стройки случай: разные допсоглашения одного договора могут идти по разным ставкам — например, договор заключён до перехода подрядчика на упрощённую ставку, а ДС после. Реестор возьмёт у каждого документа его собственную ставку и не подставит 20% по умолчанию.

Откуда берутся документы: ЭДО-архивы, сканы, Excel

Система принимает то, что у вас уже есть, без предварительной подготовки файлов:

• сканы и фотографии бумажных актов;
• PDF и Excel;
• ZIP-архивы из ЭДО — Диадок, СБИС, Такском. Архив загружается целиком, Реестор сам его распаковывает и разбирает содержимое.

Дальше система определяет тип каждого документа: договор, допсоглашение, акт КС-2, справка КС-3, УПД, счёт-фактура, платёжный документ. Разложить файлы по папкам заранее не нужно.

Отдельно отрабатывается задвоение. Если один и тот же акт попал в систему дважды — прямым файлом от подрядчика и печатной формой из ЭДО-архива, — Реестор распознаёт это как один документ и не прибавляет исполнение второй раз.

Почему система не связывает документы молча

Акт связывается с договором и допсоглашением по номеру, дате, сумме и сторонам. Но в стройке документы заполняют неаккуратно: номер договора в акте указан с опечаткой, дата не та, подрядчик вписал себя сокращённо. Автоматика в такой ситуации может привязать акт не к тому договору, и ошибка разойдётся по всем отчётам.

Поэтому в Реесторе есть порог уверенности — 70%. Если система не уверена, она не связывает документ наугад, а выносит его человеку на подтверждение: вот акт, вот договор-кандидат, вот что совпало и что нет. Решение принимает ваш сотрудник.

Есть и отдельный экран с документами, которые распознаны, но в реестр не попали — с причиной по каждому. Например: не найден договор, к которому относится акт; номер договора в документе не читается; сумма расходится с договором; контрагент не найден в справочнике. Вы видите не «загружено 340 из 352», а конкретный список из двенадцати документов и причину по каждому.

Контролируемая запись, журнал и отдельная база

Для застройщика цифры в реестре — основание для платежей подрядчикам, поэтому запись данных устроена строго:

• Очередь записи с подтверждением. Любое изменение данных — правка суммы, привязка акта, корректировка ставки НДС — проходит через подтверждение одноразовым кодом. Система не меняет данные сама и молча.
• Откат. Любое выполненное изменение можно отменить и вернуть прежнее состояние.
• Журнал. Каждое действие записано с автором и временем. На вопрос «кто и когда поменял сумму по договору с подрядчиком» есть ответ в системе, а не в переписке.
• Отдельная база данных на компанию. Ваши документы лежат в своей базе, а не в общей таблице с фильтром по клиенту.

Рядом ведётся реестр банковских гарантий с контролем сроков — система предупредит об истечении заранее. Любой реестр выгружается в Excel: для совещания, для бухгалтерии, для аудитора.

Чего в Реесторе нет

Чтобы вы не тратили время на демонстрацию и не ждали лишнего, перечисляем прямо:

• сметных расчётов, ГЭСН и ФЕР — Реестор работает с договорами и первичкой, а не со сметами;
• календарно-сетевых графиков;
• стройконтроля с фотофиксацией и BIM;
• мобильного приложения;
• интеграции с 1С «из коробки»;
• электронной подписи документов внутри системы;
• онлайн-оплаты подписки — тариф пока активирует администратор после обращения.

Тарифы и с чего начать

Проект в терминах системы — это объект или стройка. Документы ИИ-разбора — лимит на распознавание в месяц.

Застройщику с несколькими объектами обычно подходит «Бизнес»: 15 проектов и 1 000 документов в месяц закрывают поток актов по нескольким десяткам подрядчиков. Если месяц оказался плотнее обычного, разбор докупается пакетом: 100 документов — 2 900 ₽, 500 — 12 900 ₽, 2 000 — 44 900 ₽.

Пробный период — 14 дней бесплатно. Самый быстрый способ проверить: возьмите один действующий договор с двумя допсоглашениями и все акты по нему за квартал, загрузите и сравните цифру «исполнено» с тем, что сейчас стоит в вашем своде.