Справка КС-3: как заполнить и чем отличается от КС-2

Что такое КС-3 и почему оплату привязывают именно к ней

Форма КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» утверждена постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 вместе с формой КС-2. Указания по её применению прямо говорят: справка составляется на основании данных акта о приёмке выполненных работ, в необходимом количестве экземпляров: один — подрядчику, второй заказчику (застройщику, генподрядчику). Финансирующему банку и инвестору справку дают только по их требованию.

С 1 января 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными к применению — об этом информация Минфина России № ПЗ-10/2012. Но это не отменяет ни требований 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» к обязательным реквизитам первичного документа, ни условий самого договора. В стройке КС-2 и КС-3 остались де-факто стандартом, а в госзаказе и у бюджетных заказчиков их почти всегда прямо называет сам контракт.

Разделение ролей простое. Глава 37 ГК РФ (подряд) привязывает сдачу-приёмку результата к акту: сдача и приёмка работ по строительному подряду оформляется актом, подписанным обеими сторонами. Оплата же производится в порядке, установленном договором. Поэтому КС-2 — документ о факте, КС-3 — расчётный документ: она переводит принятые объёмы в сумму к перечислению и фиксирует, сколько выбрано по договору на отчётную дату.

Практический вывод: КС-3 без подписанных КС-2 не доказывает ничего. Суды неохотно взыскивают долг по одной справке, если за ней не стоят акты и исполнительная документация. Обратное тоже верно: акты без справки не дают бухгалтерии основания сформировать платёж в том виде, в каком его ждёт договор.

КС-2 и КС-3: разница по девяти признакам

Главная путаница на площадке — ожидание, что в КС-3 будет видно, какие именно работы закрыты. Не будет: графа 2 рассчитана на укрупнённые позиции. Расшифровку даёт только пакет КС-2, а состав исполнительной документации по объекту задают приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр, действующий с 1 сентября 2023 года, и СП 48.13330.2019, и СП 48.13330.2019.

Разбор формы: шапка, шесть графов, итоговый блок

Шапка справки повторяет шапку акта: инвестор, заказчик (генподрядчик), подрядчик (субподрядчик) с адресами и кодами, наименование стройки, номер и дата договора подряда, номер справки и отчётный период «с … по …». Расхождение реквизитов договора между КС-2 и КС-3 — первая причина, по которой документ возвращают из бухгалтерии заказчика.

Структура строк: первая — «Всего работ и затрат, включаемых в стоимость работ», далее её расшифровка по объектам и видам работ. Ниже итоговый блок: «Итого», «Сумма НДС», «Всего с учётом НДС». Суммы приводятся в фактических ценах отчётного года исходя из договорной стоимости — не в базисных ценах сметы.

НДС в октябре 2026 года: базовая ставка 22 %, льготные 5 % и 7 % — для плательщиков на УСН, перешедших на уплату налога. Ставку берут ту, которая применяется к подрядчику на дату реализации, а не ту, что была в смете на момент подписания договора. В справках по работам, которые заказчик принял до 1 января 2026 года, законно останется 20 % — и это нормальная ситуация, когда по одному договору идут справки с разными ставками. Если справка и УПД расходятся по ставке, расхождение вылезет на сверке с налоговой.

Два нарастающих итога: с начала года и с начала строительства

Это место, где ошибаются чаще всего. Графы 4 и 5 живут по разным правилам, и в январе они расходятся.

Пример. Договор на 48 000 000 ₽ без НДС, работы начаты в ноябре 2025 года, отчётный период — календарный месяц.

В январе графа 5 стартует с нуля, графа 4 продолжает расти. Если подрядчик по инерции перенёс в графу 5 декабрьские 12 000 000, справка покажет 16 000 000 «с начала года» при фактических 4 000 000 — и заказчик увидит перебор годового лимита финансирования, которого нет.

Контрольные равенства, которые проверяют за минуту:

• графа 6 по строке «Итого» = сумма итогов всех КС-2 периода без НДС плюс строки прочих затрат и оборудования, подтверждённые сметой;
• графа 5 текущей справки = графа 5 предыдущей + графа 6 текущей (в пределах одного года);
• графа 4 текущей = графа 4 предыдущей + графа 6 текущей;
• гр. 4 ≥ гр. 5 ≥ гр. 6;
• графа 4 ≤ цена договора с учётом всех допсоглашений;
• «Всего с учётом НДС» = «Итого» + «Сумма НДС».

Если хоть одно равенство не выполняется, справку подписывать нельзя: ошибка потянется во все последующие периоды, потому что каждая следующая справка опирается на предыдущую.

Прочие затраты: что попадает в КС-3 без отдельной КС-2

Указания к форме прямо разрешают включать в стоимость выполненных работ и затрат не только СМР по смете, но и затраты, которые не входят в единичные расценки на строительные работы и в ценники на монтаж оборудования. На практике это:

• зимнее удорожание — дополнительные затраты при производстве работ в зимнее время;
• временные здания и сооружения;
• рост стоимости материалов, тарифов, расходов на эксплуатацию машин и механизмов;
• надбавки за подвижной и разъездной характер работы;
• надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним;
• затраты от изменения условий организации строительства;
• стоимость оборудования, если по договору его поставляет подрядчик.

Условие одно: каждая такая строка должна иметь основание в смете и в договоре. Включили зимнее удорожание, которого нет в сводном сметном расчёте, — заказчик снимет его при проверке, а у бюджетного заказчика это квалифицируют как неоплачиваемое, и деньги просто не придут. Обратная ошибка дороже: подрядчик отработал январь-февраль, зимнее удорожание в смете есть, но в КС-3 его не поставили — на объёме 10 000 000 ₽ и коэффициенте порядка 3 % это около 300 000 ₽, которые потом придётся добирать корректировочной справкой и объяснять, почему итог предыдущего периода изменился.

Оборудование и прочие затраты показывают отдельными строками графы 2 — иначе инвестор не сможет развести СМР и оборудование в структуре капвложений.

Несколько КС-2 → одна КС-3: порядок на девять шагов

За месяц по крупному объекту подписывают десятки актов: по этапам, по разделам, по субподрядчикам. Справка при этом одна. Порядок сборки:

1. Зафиксировать отчётный период строго по договору — календарный месяц, декада или иной согласованный интервал. Период в КС-3 и периоды в КС-2 должны смыкаться без разрывов и без наложений.
2. Отобрать только те КС-2, которые подписаны обеими сторонами. Акт, отправленный заказчику и не подписанный, в справку не попадает.
3. Сверить итог каждого акта без НДС и сложить. Это будущая графа 6.
4. Сгруппировать акты по объектам, этапам и видам работ в той разбивке, которую требует договор и график финансирования.
5. Добавить строки прочих затрат и оборудования со ссылкой на смету.
6. Поднять предыдущую справку по этому договору, взять из неё графы 4 и 5.
7. Посчитать нарастающие итоги, проверив, не перешёл ли период через 1 января.
8. Начислить НДС по ставке, применимой на дату, и свести итоговый блок.
9. Прогнать контрольные равенства, подписать в двух экземплярах, приложить реестр вошедших КС-2 с номерами, датами и суммами.

Девятый шаг не формальность: реестр — единственное, что позволяет через год понять, из чего собрана справка. Когда договоров десятки, эту сверку удобнее не вести в таблицах: в системах учёта договорной документации — например, в «Реесторе» — первичка привязывается к договору, а «законтрактовано — исполнено — оплачено» считается из самих документов, с контролем дублей, когда один акт пытаются провести дважды.

Типичные ошибки и их цена

Про аванс и гарантийное удержание стоит сказать отдельно: в форме КС-3 для них нет ни графы, ни строки. Справка показывает стоимость выполненного, а зачёт аванса и удержание гарантийной суммы считаются в расчёте платежа — в счёте, акте зачёта или расчётной ведомости, предусмотренной договором. Попытка «спрятать» удержание внутрь графы 6 ломает нарастающий итог и приводит к тому, что к концу стройки графа 4 не сойдётся с ценой договора.

Чек-лист перед подписанием

1. Реквизиты договора в КС-3 совпадают с КС-2 и с последним допсоглашением.
2. Отчётный период указан и смыкается с предыдущей справкой без разрывов.
3. Все включённые КС-2 подписаны обеими сторонами, реестр приложен.
4. Графа 6 «Итого» равна сумме актов периода без НДС.
5. Графа 5 продолжает год, а в январской справке начинается заново.
6. Графа 4 равна графе 4 предыдущей справки плюс графа 6 текущей.
7. Выполняется гр. 4 ≥ гр. 5 ≥ гр. 6.
8. Графа 4 не превышает цену договора с учётом допсоглашений.
9. Прочие затраты и оборудование вынесены отдельными строками и подтверждены сметой.
10. Ставка НДС соответствует дате и режиму налогообложения подрядчика; «Всего с учётом НДС» сходится.
11. Группировка графы 2 совпадает с графиком финансирования заказчика.
12. Подписанты имеют действующие полномочия, справка оформлена в двух экземплярах.

Двенадцать проверок занимают меньше получаса на договор и снимают основную причину задержек оплаты в стройке — не спор о качестве, а арифметическое расхождение между актами и справкой.